Opiskelijakunnan hallituksen toiminnan suunnittelu ja toimintakertomuksen kokoaminen ovat olleet opiskelijoille iso haaste. Käytössä on ollut erilaisia kirjoittamiseen perustuvia tapoja, joiden konkretisoiminen ei ole toteutunut riittävästi. Hallitustoimijoiden palaute käynnisti ideoinnin yksinkertaisen mallin kehittämiseksi.
Tuloksena syntyi malli, joka toimii sekä toiminnan suunnittelun, että toimintakertomuksen kokoamisen välineenä. Sähköinen mallipohja on tallennettu opiskelijakunnan työtilaan oppilaitoksen Intraan.
Opiskelijakuntatoiminnan ohjeessa on määritelty hallitustentehtävät. Sovitut tehtävät määrittelevät vuosittaiset hallitustoiminnan teemat ja tavoitteet. Toiminnan konkretisointi tapahtuu toiminnan vuosikellon avulla. Kevätlukukauden aikana opiskelijakunnan hallitus tekee (lukuvuoden toiminnan huomioiden) vuosisuunnitelman, jossa määrittelee toiminnan isot otsikot neljännesvuosittain. Tavoitteena on, että syyslukukausi sisältää yhteisen työn organisointiin ja valmentautumiseen liittyvää toimintaa ja tekemistä. Kevätkaudella painotuksena on yhteisöllisen työn ideointi ja toteutus, toiminnan arviointi ja seuraavan lukuvuoden suunnittelu.
Suunnittelun otsikot pyritään muotoilemaan tavoitteellisiksi ja mahdollisimman konkreettisiksi. Toimintakertomus rakentuu samaan pohjaan. Toteutunut työ dokumentoidaan samojen otsikkojen alle ja mahdolliset poikkeamat kirjoitetaan auki erikseen. Tarvittaessa käytetään lisäselvityslomaketta (Word-lomake, jossa toiminnan otsikot avataan ranskalaisin viivoin). Toiminnan arviointi liitetään asiakirjan loppuun riippuen tietenkin arviointitavasta.
