Vamistarsia ryhdyttiin suunnittelemaan media-assistentti opiskelijoiden kanssa osana taide- ja kulttuuriopintoja. Ryhmästä valittiin opiskelija, joka oli kokonaisvastuussa tapahtuman järjestelyistä. Tapahtuma jaettiin osa-alueisiin, niistä kaikista vastasi aina yksi tai kaksi opiskelijaa.
Vaikka tapahtuma oli tiedossa jo aiemmin, niin siitä pyydettiin kuitenkin lupa apulaisrehtorilta, ilmoitettiin alustava kustannusarvio ja kerrottiin tapahtumajärjestelyistä. Myös muille sisäisille sidosryhmille kerrottiin tapahtumasta.
Vamiastars-tapahtuma on ollut oppilaitoksen intrasivulla tapahtumakalenterissa jo lukuvuoden alussa. Tapahtumasta kirjoitettiin sisäinen tiedote, joka osoitettiin koulutuspäälliköille jaettavaksi erityisesti kaikille ryhmänohjaajille, mutta myös muille osastoilla työskenteleville. Myöhemmin jokaisen opettajan henkilökohtaiseen lokerikkoon jaettiin tämä samainen tiedote. Apulaisrehtori lähetti myöhemmin aiheesta sähköpostin ja tallensi tilaisuuden kalentereihin.
Vamiastars tapahtuma oli myös karsinta SAKUstarsiin. Opiskelijat, jotka ovat olleet mukana SAKUstars tapahtumassa, tiesivät jo millainen kilpailu vamiastars on. Samoin viime vuoden tapahtumassa olleet kilpailijat tai sitä seuranneet katsojat osasivat odottaa vamiastarsia. Muutama aiempi osallistuja ilmoittautuikin heti. Ilmoittautuminen tapahtui vamiastars sähköpostin kautta jonka jälkeen sai tarkempia ohjeita. Kaikkiaan 15 kilpailijaa ilmoittautui ennakko- ja livelajeihin.
Kaikilla oli mahdollisuus myös laulaa karaokea jo ennen kilpailutapahtumaa ja sen jälkeenkin. Media-assistentit huolehtivat välineistöstä, karaoketilassa oli myös värivalot.
Katso tarkempi kuvaus opiskelijan laatimasta raportista (liitteenä).